agorum core Open Source DMS

languageSprache:
Deutsch, Englisch
devices_otherBetriebssystem:
Windows 10, Windows 8, Windows 7, Windows Vista, Windows XP, OS X, Android, iOS
copyrightAnbieter:
agorum® Software GmbH
date_rangeveröffentlicht:
view_moduleKategorie:
DMS
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agorum core ist ein kostenloses Open Source Enterprise Content Management System zur Dokumentenverwaltung ohne Informationssilos. Die Anwendung wurde für den Einsatz in Unternehmen jeder Branche und Größe konzipiert. Das DMS kann auch zur Dokumentenarchivierung und zur Steigerung vom Workflow durch Prozessautomation genutzt werden. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche ist bereits vorkonfiguriert. Das Dokumentenmanagementsystem eignet sich perfekt für das betriebliche Informationsmanagement.

In dem anpassbaren Open Source Dokumentenmanagementsystem (DMS) agorum core können Arbeitsvorgänge, Programme sowie Prozesse verwaltet werden.

Für einen effizienten Workflow werden identische Inhalte durch Verknüpfungen mehreren Mitarbeitern vorgelegt. Das gleichzeitige Arbeiten im Team an nur einem Dokument ist damit möglich. Geschäftsprozesse werden so erheblich beschleunigt und automatisiert. Wechselnde unternehmerische Prozesse werden über den Prozessdesigner mit dem Open Source DMS vereinfacht. Alle Arten von automatisierten Prozessen werden berücksichtigt.

Schon bei der Digitalisierung können Dokumente mit generierten Schlüsselworten automatisiert erfasst und in zuvor definierten Ordnern archiviert werden. Das vollautomatisierte Anlegen von Aktenstrukturen führt zu schnellen Ergebnissen bei der Dokumentensuche. Speziell Rechnungen und Lieferscheine lassen sich vollautomatisch in der professionellen Dokumentenverwaltung erfassen und ins digitale Archiv bringen. Komplette Rechnungsdurchläufe lassen sich digital organisieren und durchführen.

Nach der Dokumentenarchivierung und OCR Texterkennung kann ein Dokument durch den Anwender zusätzlich manuell nachbearbeitet werden. Notizen und andere Objekte lassen sich beliebig anhängen. Nach Prüfung durch einen verantwortlichen Mitarbeiter erfolgt die Freigabe. Alle Vorgänge werden protokolliert.

Papierdokumente und E-Mails werden zur elektronischen Verarbeitung revisionssicher nach GoBD archiviert. Dokumente können in der digitalen Archivierung mit Hilfe von Volltextindexierung und Verschlagwortung schnell lokalisiert werden. Das kooperative Arbeiten wird durch die zentrale Dokumentenablage erleichtert. Der Zugriff auf Dokumente und Workflows gelingt über den File-Explorer oder Browseroberfläche. Auch die Verwaltung von Grafikdokumenten oder CAD-Zeichnungen beherrscht die modulare Software. Projektbezogen ist eine rechtskonforme Aufbewahrung der Daten möglich.

Elektronische Akten sind für Kunden und Projekte nutzbar. Alle Informationen, wie E-Mails, Textdokumente, Tabellen, Grafiken und Zeichnungen werden in dieser Akte gespeichert. Nur berechtigte Mitarbeiter haben Zugriff. Das schnelle Auffinden von gesuchten Dokumenten ist eine großartige Funktion. Durch das Zusammenfassen von unterschiedlichsten Dokumenttypen per Drag & Drop werden in der elektronischen Aktenverwaltung lange Wartezeiten vermieden.

agorum core kann in bereits bestehende Systeme wie beispielsweise Liferay, Typo3 CMS, SugarCRM, HeliumV ERP, OpenXchange (Collaboration), OpenCMIS, Outlook und Joomla (CMS) integriert werden. Das Koppeln an ein ERP System zur Übergabe von Rechnungsdaten, Bestellungen und Angeboten ist eine denkbare Möglichkeit. Oder der Anwender nutzt ein CRM um Kundendaten und zugehörige Dokumente miteinander zu verknüpfen.

Am Arbeitsplatz profitieren die Anwender von Schnittstellen, die einen strukturierten Zugriff auf alle Dateien im Informationsspeicher über WebServices erlauben. Neben der Abbildung von Geschäftsprozessen per Workflows, können Daten aus verschiedenen Systemen miteinander verknüpft werden.

Über einen Browser ist es möglich von unterwegs aus online auf alle E-Mails, Daten und Dokumente in der Anwendung zuzugreifen und diese zu verarbeiten. Zudem lassen sich unterschiedliche Standorte mit dem Sync-Modul miteinander synchronisieren. Mehrere Mitarbeiten können überregional mit den selben Dokumenten und elektronischen Akten arbeiten.

In der kostenfreien Open Source-Version von agorum® core sind die Grundfunktionen für modulares Dokumentenmanagement enthalten. BPM-Funktionalitäten stellt die Anwendung in der hauseigenen Version "agorum core Workflow" zur Verfügung. Hier werden Geschäftsprozesse durch Workflows automatisiert.

Das Betriebssystem unabhängige DMS lässt sich jederzeit bedarfsgerecht erweitern und hilft enorm bei der Reduzierung von Papierstapeln. Die Dokumentenmanagementsoftware ist upgradefähig auf eine kostenpflichtige Vollversion. Die Enterprise Version agorum core Pro bietet weitere Zusatzmodule und Funktionen für ein E-Mailarchiv und Preview Thumbnails.

Fragen und Antworten