Amagno ECM in der Cloud

Mit Amagno verwalten Nutzer Dokumente gemeinsam mit Kollegen oder Projektbeteiligten. Die webbasierte ECM Lösung zur zentralen Verwaltung von Dateien, ordnet durch selbst definierbare Regeln vollautomatisch Dateien nach Themen. Derartige Zuordnungsregeln lassen sich auf Grundlage zahlreicher Informationen erstellen. So können beispielsweise Regeln nach Urheber, Dateiformat oder Dateigröße angelegt werden. Auf diese Weise lassen sich Datensätze mit bestimmten Schlagwörtern und Werten in eigene Kategorien sortieren.

Zur Digitalisierung von vorhandenen Papierbeständen, Geschäftsbriefen, Verträgen und Akten lassen sich lokale Scanner und Netzwerkscanner nutzen. Für den einfachen Workflow entwickelt, nutzt Amagno OCR Texterkennung beim Scannen von Dokumenten oder Belegen. So können archivierte Dokumente im Anschluss durchsucht werden. Auch E-Mails können mit der Software archiviert werden.

Durch unterschiedliche Vorschauansichten können importierte Datensätze vorab eingesehen werden. Ein Versionsvergleich in der Dateiverwaltung verhindert das Überschreiben von wichtigen Daten mit digitalen Stempeln. So werden alte Dateien nicht löscht, sondern als Backup extra archiviert. Bearbeitet ein Mitarbeiter gerade ein Dokument, ist es für den Zugriff anderer Teammitglieder kurzzeitig geschützt. Ein Dublettenabgleich verhindert dabei speicherfressende Dateileichen.

Beim gemeinsamen Workflow wird der Zeitaufwand beim Archivieren von Papierdokumenten in der Dokumentenverwaltung reduziert. Die Zuteilung von Aufgaben findet vollständig in der DMS Software Amagno statt. Der Einzelanwender kann so beliebig viele Projektgruppen anlegen und Dokumente in Kollaborationsprojekten an zuständige Bearbeiter weiterleiten. Auch können Fristen und Terminierungen gesetzt werden.

Eine Vielzahl an Tools zur Textbearbeitung steht für die Dokumentenbearbeitung bereit. Per Web-App haben Anwender von überall Zugang zu allen Prozessen. Mit der integrierten Rechteverwaltung können Zuständigkeiten einzelnen Benutzern zugewiesen werden.

AMAGNO beinhaltet alle notwendigen Tools für ein modernes Document-Workflow-Management. Als DMS Lösung kann es in unternehmerischen Bereichen Rechnungswesen, Vertragsmanagement, Personalwesen und Qualitätsmanagement genutzt werden. Bei der Entwicklung der ECM Software wurde viel Wert auf das Einhalten von Aufbewahrungs- und Löschfristen verschiedener Dokumenttypen gelegt.

Das ECM Programm ist für einen Benutzer als BASIC-Version dauerhaft kostenfrei. Bei mehr als 3 Teammitgliedern empfiehlt sich die SMALL-Version mit vollen Funktionsumfang für 59 EURO pro Benutzer und Monat.