DocuPortal ECM Suite

DocuPortal gehört zu den modernsten und vollständigsten ECM Anwendungen für den expliziten Einsatz im KMU Marktsegment. Das servergestützte ECM wird mit dem DocuPortal Server auf einer Weboberfläche über den Browser bedient. Eine separate Clientinstallation entfällt. Die modulare ECM Suite beherrbergt Funktionen wie Versionierung für Dateien, Volltextsuche und Dateivorschau in zahlreichen Dateiformaten.

Für das Dokumentenmanagement wurde die Dateiablage hierarchisch aufgebaut. Diese Hierarchie lässt sich in der Struktur an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Auch können Dokumente und Inhalte durch eine Versionierung jederzeit erfasst, verglichen und wiederhergestellt werden. Datei-Dubletten gehören damit der Vergangenheit an.

Durch eine Verschlagwortung und Kategorien lassen sich alternative Ansichten erstellen. Zum schnellen Auffinden von Dokumenten lassen sich Querverknüpfungen anlegen und die Volltextsuche beschleunigen. Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung können Dokumente einzusehen und bearbeiten. Auch lässt sich nachweisen, welche Benutzer wann Änderungen vorgenommen haben.

Collaboration ist in der ECM Anwendung DocuPortal ein wichtiger Baustein. Eine effiziente Zusammenarbeit im Team steht ebenso im Mittelpunkt wie die Kommunikation mit Kunden. Das Rechtesystem regelt hierbei die Sichtbarkeit und Bearbeitbarkeit von Inhalten auf Benutzer- oder Gruppenebene. Werden Änderungen an Dateien oder Aktionen im System vorgenommen, erhalten Administratoren eine automatische Benachrichtung.

Allgemeine oder projektbezogene Informationen werden für Diskussionen allen Mitarbeitern bereitgestellt. Auch lassen sich Lieferanten und Kunden in das System einbinden. Damit können eigene Liefer- oder Rechnungsdaten eingetragen und verwaltet werden.

Für den Workflow kommt die Umlaufmappentechnologie zum Einsatz. Hier können simple Aufgaben wie Wiedervorlagen oder komplexe Bearbeitungsprozesse für Anwender angelegt werden. Eine grafische Oberfläche erleichtert das Anlegen und Verwalten von Workflows.

Die optionale Office-Integration für Microsoft Office und andere Open Office Produkte ist möglich. DocuPortal kann jedoch von Haus aus alle Dateiformate speichern und verarbeiten.

Ein Outlook Client gestattet die E-Mail Archivierung mit nur einem Klick. Das Einhalten von gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfristen gelingt durch Speichern von Revisionen und Informationen über einen festdefinierten Zeitraum.

Für die Integration in die eigene IT Infrastruktur können Web-Services genutzt werden. Der Download erfordert eine Registrierung beim Anbieter.